Cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress

Cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress

Una de las peores cosas de la facturación al cliente es tener que recordar todos los servicios que ofrece cuando cambia a un software completamente diferente para enviar facturas a sus clientes. Tienes que recordarte a ti mismo cada dos semanas o cada mes enviarlos y se convierte en un gran dolor.

Dado que muchos de nosotros trabajamos todo el día en WordPress, ¿por qué no podemos simplemente enviar facturas en el panel de WordPress? Bueno, tengo buenas noticias para ti. ¡Puedes! Veamos cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress.

Utilice un complemento de WordPress para enviar facturas de clientes a través de WordPress

En realidad, hay muchas opciones para elegir para enviar facturas a través de WordPress a través de un complemento. Lo guiaré a través de un tutorial rápido utilizando el complemento WP-Invoice, pero siéntase libre de seleccionar otra opción, ya que hay muchas para elegir, y entiendo que cada persona y empresa tiene sus propias necesidades únicas. Integración y preferencias al enviar facturas.

Factura WP

Factura WP

Descargue el complemento WP-Invoice y active el archivo zip en su panel de WordPress. También puede hacer esto yendo a la página del panel de complementos y buscando WP-Invoice.

Una vez que se activa el complemento, puede encontrar la pestaña Factura en el lado izquierdo de su tablero. Haga clic en él y vaya a la configuración para comenzar.

Configuracion basica

Esto revela la página de configuración básica, donde puede completar todas las configuraciones predeterminadas que solo necesita cambiar una vez. Por ejemplo, puede escribir el nombre de su empresa para que aparezca en sus facturas. También puede seleccionar una página en particular en su sitio web que muestre facturas. Recomendaría crear una página de factura específica para que los visitantes habituales no caigan en la trampa.

Configuración del complemento wp-bill

Elija dónde desea colocar las facturas en la página e indique cómo desea aceptar el pago. Aclaré que quería facturar a los clientes con PayPal, pero también puedes elegir la opción de tarjeta de crédito o cosas como 2Checkout o Stripe. Incluso hay una opción para que el cliente cambie el método de pago si es necesario.

Si planea aceptar tarjetas de crédito, debe ingresar la información de procesamiento de pago de su pasarela. Esto generalmente requiere una tarifa separada para el procesamiento, y puede encontrar las mejores ofertas en lugares como Authorize.net.

wp-invoice-plugin-Credit-Cards

La configuración de PayPal es mucho más simple, con un cuadro para ingresar su nombre de usuario de PayPal, una opción de modo de prueba y una URL IPN de PayPal generada automáticamente desde su propio nombre de dominio. Haga clic en el botón Guardar todas las configuraciones cuando complete estos campos.

wp-invoice-pluginPaypal

Agregar facturas

Una vez que haya completado la configuración básica, lo llevará directamente a la página Agregar nuevo, que lo ayudará a comenzar con una factura nueva. Siempre puede volver a esta página haciendo clic en la pestaña Agregar nuevo en su panel de control.

agregar-nueva-factura

Comience ingresando la dirección de correo electrónico a la que planea enviar la nueva factura. Haga clic en el botón Crear nuevo cuando haya terminado de ingresar el correo electrónico.

wp-invoice-plugin-email address

El nuevo editor de facturas es bastante similar al editor de WordPress que ve para crear publicaciones y páginas. Cree un título para la factura del cliente y también puede agregar una descripción si necesita enviar un mensaje al cliente.

wp-invoice-plugin-invoice-editor

Desplácese hacia abajo en la descripción a continuación para encontrar un área para ingresar lo que planea cobrar a su cliente. Ingrese los servicios o productos que está facturando y cambie el precio y la cantidad. No dude en incorporar descuentos o agregar líneas adicionales si tiene más artículos para incluir.

wp-invoice-plugin-add-services

Justo debajo puede cambiar la configuración de pago para especificar el tipo de moneda que acepta y los métodos de pago permitidos. Me gusta mucho la forma en que también ofrecen la opción de aceptar pagos manuales.

wp-invoice-plugin-pago-configuración

Opciones de facturación

Si va a la barra lateral derecha, encontrará algunas características interesantes para permitir pagos parciales o facturación recurrente. Si hace clic en la opción de pago parcial, simplemente ingrese el pago mínimo que está dispuesto a aceptar. Si selecciona la opción de facturación recurrente, debe completar varios campos, como intervalos, ciclos de facturación y el sistema de procesamiento de pagos que utiliza.

wp-factura-pago-parcial-y-recurrente

Si se desplaza hacia abajo un poco más en la columna de la derecha, puede completar los detalles de la información del usuario. Esta es la información personal del cliente a quien planea enviar la factura. Así que asegúrese de que todo esté correcto y elija la dirección de correo electrónico correcta para que no llegue a la persona equivocada. Las opciones incluyen nombre, apellido, empresa, número de teléfono, etc.

wp-factura-información-usuario

Haga clic en el botón Guardar para completar el proceso. Sin embargo, el hecho de que haya hecho clic en Guardar no significa que se envíe la factura. Tiene varias opciones para enviar la factura. Elija entre Ver en línea, Ingresar pago o Enviar notificación.

wp-invoice-View-Enter-or-Send

Si ve la factura en su sitio web, puede simplemente tomar ese enlace y enviarlo por correo electrónico al cliente si así es como funciona su proceso de facturación. Luego pueden ver la factura en línea y hacer clic en el botón Procesar pago que los redirige a PayPal o una página de procesamiento de tarjeta de crédito.

wp-invoice-plugin-invoice-online

Si hace clic en la opción Enviar notificación, le permite enviar un correo electrónico rápido a través de WordPress, informando a su cliente que la factura está disponible. Me gusta esta opción porque no necesitas abrir tu cliente de correo electrónico para enviar la notificación. Simplemente ingrese la dirección de correo electrónico a la que desea enviarlo y edite el mensaje como desee. Haga clic en el botón Enviar notificación y obtendrán un enlace rápido a su factura.

notificaciones-complemento-factura-wp

Una vez que alguien realiza un pago, se marca automáticamente como Pagado a través del sistema de facturación de WordPress. No tienes que hacer nada después de eso. Sin embargo, si alguien le paga con un cheque o elige otro método de pago, también puede hacer clic en el botón Ingresar pago para registrar el pago manualmente.

Elija que ha recibido el pago. Esta lista desplegable también le proporciona opciones de reembolso y ajuste. Escriba cuánto le pagó el cliente, con una fecha y una nota si es necesario. Haga clic en el botón Procesar / Pago de factura para completar el proceso.

wp-invoice-plugin-Enter-Payment

Informes

Después de comenzar a recopilar algunas facturas, no dude en hacer clic en la pestaña Informes en el panel de WordPress. Esta área simplemente desglosa el monto cobrado, sus clientes más valiosos e incluso sus líneas de pedido más rentables si vende productos.

informes-complemento-factura-wp

Cortar facturas

Complemento de factura en rodajas

Sliced ​​Invoices es un complemento flexible, bien respaldado y fácil de usar que le permite aprovechar su sitio de WordPress para enviar cotizaciones y facturas de aspecto profesional y recibir pagos en línea.

Información comercial sobre facturas a plazos

Las facturas en rodajas vienen con muchas características listas para usar, incluidas plantillas de facturas personalizables con los detalles y el logotipo de su empresa, correos electrónicos de facturas con un solo clic, plantillas de correo electrónico personalizables, configuraciones de impuestos flexibles, elementos de línea preestablecidos, informes de facturas, importación de CSV y exportar. Si necesita más, hay varias extensiones gratuitas y de pago disponibles.

El complemento gratuito Sliced ​​Invoices proporciona toda la funcionalidad que necesita para enviar cotizaciones y facturas y cobrar pagos a través de PayPal o métodos de pago fuera de línea (banco, cheque, orden de pago u otros). Establezca su fecha de vencimiento y las facturas a plazos enviarán automáticamente recordatorios de pago de acuerdo con el programa que configuró, ¡hasta que reciba el pago!

Facturas divididas: opciones de facturación

Las extensiones brindan funcionalidad adicional como facturas en PDF, área segura del cliente, facturas recurrentes, facturas seguras, pasarelas de pago adicionales como Braintree y Stripe, etc. También hay integraciones disponibles para complementos populares de WordPress como WooCommerce, Contact Form 7 y Gravity Forms.

Sliced ​​Invoices está respaldado por un gran soporte para ayudarlo en el proceso. ¡Facture a la “manera WordPress” y simplifique su facturación y contabilidad!

Envoltura

¿Qué otros complementos de facturación de WordPress están disponibles? Hay algunos: haga una búsqueda rápida y encontrará Facturas Sprout, Facturas en PDF y notas de entrega de WooCommerce, Entre otros.

Es bastante sencillo configurar uno de estos sistemas para comenzar a rastrear clientes o productos y comenzar a enviar facturas a sus clientes. Personalmente, disfruto más del complemento WP-Invoice, pero muchos de estos complementos y herramientas son útiles para mantener todos sus módulos financieros en un solo lugar. Piense en cómo nunca tendría que abrir una pestaña completamente nueva en su navegador cada vez que quisiera enviar una factura.

Háganos saber en los comentarios a continuación si tiene alguna pregunta sobre cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress.

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